Privacybeleid

Versie 1.0 · september 2026

Hieronder leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Onderaan deze pagina staat het formulier waarmee u een datalek kunt melden.

Artikel 1 — Inleiding

1.1Manage the Business (hierna: “wij”) hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en welke rechten u heeft.

1.2Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse uitvoeringswetgeving.

1.3Dit beleid geldt voor al onze dienstverlening: de begeleiding van ondernemers, de dienstverlening aan verenigingen, stichtingen en hun besturen, en het gebruik van onze website.

Artikel 2 — Verwerkingsverantwoordelijke en contact

2.1Verwerkingsverantwoordelijke is Manage the Business, gevestigd te Elsloo, KvK 92042015. Manage the Business voert daarnaast de handelsnaam Bestuurskracht Nederland; dit beleid geldt voor beide namen, want het gaat om dezelfde onderneming.

2.2Voor vragen over dit beleid of over de verwerking van uw gegevens kunt u contact opnemen via het contactformulier op www.managethebusiness.nl, per e-mail via contact@managethebusiness.nl of telefonisch via +31 6 39 74 70 24.

2.3Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Uw vragen komen rechtstreeks bij ons terecht.

Artikel 3 — Wanneer wij verantwoordelijke zijn en wanneer verwerker

3.1Voor de gegevens van onze eigen opdrachtgevers en contactpersonen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen dan zelf waarom en hoe wij die gegevens verwerken.

3.2Verwerken wij in opdracht van een vereniging of stichting gegevens van háár leden, vrijwilligers, donateurs of deelnemers, dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij gebruiken die gegevens dan uitsluitend volgens de instructies van de organisatie en leggen dat vast in een verwerkersovereenkomst.

3.3Voert een bestuurslid, vrijwilliger of medewerker van een organisatie zelf gegevens bij ons in — bijvoorbeeld door een vragenlijst van de Bestuurskrachtscan in te vullen — dan blijft de organisatie verantwoordelijk voor de gegevens die zij ons laat verwerken. Voor zover wij die gegevens ook voor onze eigen doeleinden gebruiken, zoals het verbeteren van ons instrument, doen wij dat uitsluitend met gegevens die wij eerst hebben ontdaan van naam en contactgegevens. Wanneer wij die gegevens als anoniem beschouwen, staat in artikel 11.10.

3.4Gebruikt u Manage the Money op grond van een zelfstandige licentie, dan bepaalt u zelf wat u in de omgeving vastlegt en waarvoor. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker; wij gebruiken ze uitsluitend om u de dienst te leveren en niet voor eigen onderzoek of vergelijking, tenzij u daar zelf mee instemt — bijvoorbeeld wanneer u later opnieuw begeleiding afneemt en wilt dat uw eerdere metingen als beginpunt meetellen. Voor de gegevens die wij nodig hebben om de licentie te kunnen leveren — uw contactgegevens, de overeenkomst, de facturatie, uw toegang en de ondersteuning — blijven wij verwerkingsverantwoordelijke. Zet u uw toegang na een begeleidingstraject voort als zelfstandige licentie, dan gaat het beheer van uw dossier op dat moment naar u over. Neemt u later opnieuw begeleiding af, dan geeft u uw coach daarvoor zelf weer toegang en zijn wij vanaf dat moment weer verwerkingsverantwoordelijke voor wat er in het kader van die begeleiding wordt vastgelegd; wat u in de tussenliggende periode zelf vastlegde, blijft onder uw verantwoordelijkheid.

Artikel 4 — Welke persoonsgegevens wij verwerken

4.1Afhankelijk van de dienst verwerken wij onder meer: naam, adres en woonplaats; contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer; bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-id); factuur- en betaalgegevens; en gegevens die u tijdens een coachings- of adviestraject met ons deelt, waaronder gespreksaantekeningen en beeldmateriaal dat tijdens activiteiten wordt gemaakt.

4.2Bij dienstverlening aan verenigingen en stichtingen verwerken wij daarnaast: de naam, functie en contactgegevens van bestuursleden en contactpersonen; de antwoorden en scores uit de Bestuurskrachtscan; gegevens over de organisatie zelf, zoals statuten, rolverdeling, vergaderstukken en financiële overzichten; en, waar dat voor de opdracht nodig is, gegevens van leden, vrijwilligers of donateurs.

4.3Meldt u zich aan als vrijwilliger of als partner in een provincie, dan verwerken wij de gegevens die u op het aanmeldformulier invult, waaronder uw woonplaats, provincie, achtergrond en beschikbaarheid.

4.4Meldt u een mogelijk datalek, dan verwerken wij uw naam en contactgegevens en de gegevens die u in de melding beschrijft.

4.5Gebruikt u Manage the Money, dan verwerken wij wat u of uw coach in die omgeving vastlegt: uw begroting, de bankmutaties die u inleest en de indeling die u daaraan geeft, de uitkomsten van uw metingen met de bijbehorende datum en klasse, en uw doelen, acties en aantekeningen.

4.6Naast uw zakelijke rekening kunt u ervoor kiezen ook mutaties van een privérekening in te lezen. Dat is nooit verplicht; de begeleiding verloopt hetzelfde zonder. Wij gebruiken die mutaties om samen met u in beeld te brengen wat het huishouden aan de onderneming onttrekt en of dat vol te houden is. Hetzelfde onderscheid geldt voor schulden: u geeft per schuld aan of die privé of zakelijk is.

4.7Wat in uw dossier als privé is vastgelegd — mutaties van een privérekening en schulden die u als privé aanmerkt — blijft in uw eigen dossier. Het gaat nooit mee in een rapportage aan een opdrachtgever of aan een betalende derde, en het telt niet mee in de cijfers waarmee wij het effect van onze methode in beeld brengen. Bij het verwijderen of anonimiseren van uw dossier verdwijnen deze mutaties met de rest van de inhoud; zij behoren niet tot de uitkomsten die wij op grond van artikel 11.10 mogen behouden.

4.8Wij verzamelen deze gegevens doordat u ze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij een aanvraag, bijeenkomst, intake, vragenlijst of tijdens de begeleiding, of doordat de organisatie waarvoor wij werken ze aan ons verstrekt.

Artikel 5 — Doeleinden en grondslagen

5.1Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende grondslagen uit de AVG:

5.2Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het leveren van coaching, begeleiding, training, onderzoek of bestuurlijke ondersteuning en het onderhouden van contact daarover.

5.3Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): het voeren van een financiële administratie en het bewaren van facturen voor de Belastingdienst, en het afhandelen en zo nodig melden van datalekken.

5.4Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): relatiebeheer, verbetering van onze dienstverlening en van onze instrumenten, de beveiliging van onze gegevens en het waarborgen van een veilige uitvoering van activiteiten.

5.5Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor verwerkingen waarvoor u ons uitdrukkelijk toestemming geeft, zoals het toesturen van een nieuwsbrief, het gebruik van beeldmateriaal waarop u herkenbaar bent voor promotie, het doorgeven van uw gegevens aan een bestuur wanneer u zich als vrijwilliger aanmeldt, en eventuele overige verwerkingen waarvoor u ons uitdrukkelijk toestemming geeft. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

Artikel 6 — Bijzondere persoonsgegevens

6.1Coaching en begeleiding kunnen ertoe leiden dat u gevoelige informatie met ons deelt, bijvoorbeeld over uw gezondheid of persoonlijke situatie. Wij verwerken dergelijke bijzondere persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat voor de begeleiding noodzakelijk is en met uw toestemming, en gaan hier vertrouwelijk mee om.

6.2Wij vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens van bestuursleden, leden of vrijwilligers en hebben die voor onze dienstverlening niet nodig. Deelt u ze toch met ons, dan verwerken wij ze niet verder dan nodig is om uw bericht af te handelen.

6.3Mutaties van een privérekening kunnen iets prijsgeven over bijvoorbeeld uw gezondheid, uw geloof of uw politieke voorkeur. Wij zoeken daar niet naar en leggen daar geen kenmerken voor aan. Komt zulke informatie toch in beeld, dan gaan wij ermee om zoals in lid 1 is beschreven.

Artikel 7 — De Bestuurskrachtscan en het online platform

7.1Bij de Bestuurskrachtscan vullen bestuursleden en soms andere betrokkenen een vragenlijst in. Wij gebruiken die antwoorden om de scores en de rapportage voor het bestuur op te stellen.

7.2De rapportage is gericht aan het bestuur als geheel. Individuele antwoorden nemen wij niet herleidbaar in de rapportage op, tenzij de betrokkene daarmee instemt of een wettelijke verplichting daartoe noopt.

7.3Voor het online platform maken wij accounts aan voor de gebruikers die de organisatie of de ondernemer aanwijst. Wij verwerken daarbij naam, e-mailadres en de gegevens die in het platform worden ingevoerd, en leggen technische gegevens vast die nodig zijn voor de beveiliging, zoals inlogmomenten.

7.4Een account wordt verwijderd of gesloten zodra de samenwerking eindigt of de organisatie daarom verzoekt.

Artikel 8 — Vrijwilligers en bestuursrollen

8.1Meldt u zich bij ons aan om een bestuurs- of vrijwilligersrol te vervullen, dan bewaren wij uw gegevens om u in contact te kunnen brengen met een organisatie waar uw ervaring bij past.

8.2Wij geven uw gegevens uitsluitend door aan een bestuur nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, en niet verder dan nodig is voor de kennismaking.

8.3Wij houden uw aanmelding maximaal twee jaar aan, of korter als u ons laat weten dat u niet meer beschikbaar bent. Daarna verwijderen wij uw gegevens.

8.4De selectie, benoeming en begeleiding van de vrijwilliger, en het eventueel opvragen van een verklaring omtrent het gedrag, zijn de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf.

Artikel 9 — Partners in de provincies

9.1Manage the Business bouwt een landelijk netwerk op waarin in de provincies partners werkzaam kunnen zijn.

9.2Komt uw aanvraag uit een provincie waar een of meer partners werkzaam zijn, dan geven wij uw naam en contactgegevens door aan de partner die uw aanvraag oppakt, zodat hij of zij contact met u kan opnemen. Wij laten u weten aan wie wij uw aanvraag hebben doorgegeven.

9.3Partners werken op grond van een schriftelijke overeenkomst met ons, waarin geheimhouding en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens zijn vastgelegd.

9.4Wilt u niet dat uw aanvraag wordt doorgegeven, laat dat dan weten; wij handelen uw aanvraag dan zelf af.

Artikel 10 — Formulieren op onze website

10.1Op onze website staan formulieren voor een kennismaking, voor de aanmelding als partner in een provincie, voor de aanmelding als vrijwilliger en voor het melden van een datalek.

10.2Wat u in een formulier invult, wordt per e-mail naar ons verstuurd en verder niet op de website opgeslagen. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om uw bericht te beantwoorden en af te handelen.

10.3In de formulieren zit een onzichtbaar veld dat bezoekers nooit invullen maar geautomatiseerde spamprogramma’s wel. Wordt dat veld ingevuld, dan wordt het bericht niet verzonden. Wij gebruiken dit veld niet om bezoekers te volgen.

Artikel 11 — Bewaartermijnen

11.1Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

11.2Financiële en administratieve gegevens (waaronder facturen) bewaren wij ten minste 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.

11.3Dossier- en gespreksgegevens van een traject bewaren wij tot 5 jaar na afronding van de begeleiding. Deze termijn sluit aan op de wettelijke verjaringstermijn, zodat wij ons bij een eventuele aansprakelijkstelling kunnen verweren.

11.4Rapportages van de Bestuurskrachtscan en de daarbij horende antwoorden bewaren wij tot 5 jaar na afronding, zodat een herhaalmeting met de vorige uitkomst kan worden vergeleken. Verzoekt de organisatie om eerdere verwijdering, dan verwijderen wij ze eerder, tenzij een bewaarplicht zich daartegen verzet.

11.5Verwerken wij gegevens als verwerker voor een organisatie, dan gelden de bewaartermijnen die met die organisatie zijn afgesproken. Bij het einde van de opdracht geven wij de gegevens terug of verwijderen wij ze, naar keuze van de organisatie.

11.6Gegevens van geïnteresseerden met wie geen overeenkomst tot stand komt, bewaren wij niet langer dan nodig is om de aanvraag af te handelen.

11.7Aanmeldingen van vrijwilligers bewaren wij maximaal twee jaar, zoals beschreven in artikel 8.3.

11.8Meldingen van datalekken en het bijbehorende onderzoek bewaren wij ten minste 3 jaar, omdat wij verplicht zijn een register van datalekken bij te houden.

11.9Beeldmateriaal waarop u herkenbaar bent, bewaren wij zolang het relevant is voor promotie. Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij het beeldmateriaal of maken wij u daarop onherkenbaar.

11.10Verwijderen wij een dossier of ontdoen wij het van persoonsgegevens, dan leggen wij in een logboek vast dat en wanneer dat is gebeurd en door wie, zodat wij dat kunnen aantonen. De naam bewaren wij in dat logboek vijf jaar, gerekend vanaf het moment waarop wij die regel vastleggen; daarna verwijderen wij de naam en blijft alleen de vastlegging bestaan. Rapportages die wij eerder hebben opgesteld en bewaard, laten wij ongewijzigd tot vijf jaar na afronding van de begeleiding van de deelnemer om wie het gaat, zodat wij kunnen aantonen wat wij hebben gerapporteerd; daarna vervangen wij zijn naam daarin door een aanduiding zonder naam. Die termijn loopt per deelnemer. De uitkomsten die wij daarnaast bewaren — scores, sector, looptijd, fase en status — beschouwen wij pas als anoniem zodra zowel die naam als die namen zijn verwijderd. Tot dat moment behandelen wij ze als persoonsgegevens.

Artikel 12 — Delen met derden en verwerkers

12.1Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

12.2Wij schakelen verwerkers in, zoals een boekhouder, een facturatie- of administratiepakket, een hostingpartij, de leverancier van het online platform en een e-maildienst. Met deze partijen sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.

12.3Binnen ons netwerk kunnen gegevens worden gedeeld met een partner in uw provincie, op de wijze die in artikel 9 is beschreven.

12.4Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

12.5Wordt uw traject of licentie betaald door een derde, zoals een gemeente, een fonds of een bank, dan rapporteren wij aan die betaler alleen wat u ons daarvoor uitdrukkelijk hebt toegestaan. Rapporteren wij over een groep, dan berekenen wij elk cijfer uitsluitend over de deelnemers die het betreffende gegeven met die betaler delen, en vermelden wij erbij over hoeveel deelnemers het gaat. Ook vermelden wij op hoeveel deelnemers van het project de rapportage in totaal betrekking heeft. Zo blijft wat u niet deelt, ook niet uit een totaal af te leiden.

12.6Wat in uw dossier als privé is vastgelegd, delen wij niet met een betalende derde en nemen wij niet op in cijfers over een groep. Ook een toestemming als bedoeld in het vorige lid ziet daar niet op; artikel 4.7 beschrijft dat verder. Wilt u zelf dat wij iets uit uw dossier delen met een andere hulpverlener, bijvoorbeeld bij een overdracht naar schuldhulpverlening, dan doen wij dat op uw verzoek en alleen wat u aanwijst.

Artikel 13 — Doorgifte buiten de EU

13.1Wij verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Maken door ons ingeschakelde dienstverleners (bijvoorbeeld voor e-mail of administratie) gebruik van servers buiten de EER, dan zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau is gewaarborgd, bijvoorbeeld doordat de betreffende partij zich houdt aan de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC’s).

Artikel 14 — Beveiliging

14.1Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder beveiligde apparatuur, sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar dat mogelijk is, een beveiligde verbinding met onze website en beperkte toegang tot gegevens.

14.2Gegevens die een organisatie ons toevertrouwt, houden wij gescheiden van de gegevens van andere organisaties.

Artikel 15 — Datalekken melden

15.1Een datalek is een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan of in verkeerde handen terecht zijn gekomen. Denk aan een e-mail met een ledenlijst die naar de verkeerde ontvanger is gestuurd, een gestolen laptop of een account waar iemand anders bij kan.

15.2Ziet u iets wat op een datalek lijkt bij ons of bij een organisatie die met ons samenwerkt, meld het dan meteen. Dat kan via het meldformulier onderaan deze pagina, per e-mail aan privacy@managethebusiness.nl of telefonisch via +31 6 39 74 70 24. U hoeft niet zeker te weten dat het om een datalek gaat; liever een melding te veel dan één te weinig.

15.3U ontvangt direct een automatische bevestiging van uw melding, met uitleg over de stappen die daarna volgen.

15.4Wij beoordelen elke melding binnen één werkdag, zorgen dat het lek wordt gedicht en beperken de gevolgen zo veel mogelijk.

15.5Levert het datalek een risico op voor de betrokkenen, dan melden wij dit binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Levert het een hoog risico op, dan informeren wij ook de betrokkenen zelf, zo snel als redelijkerwijs mogelijk is.

15.6Wij houden een register bij van alle datalekken, ook van de lekken die wij niet hoeven te melden.

15.7Betreft het lek gegevens die wij als verwerker voor een organisatie verwerken, dan informeren wij die organisatie onverwijld, zodat zij haar eigen meldplicht kan nakomen.

15.8De melder krijgt terugkoppeling over de uitkomst en over de maatregelen die zijn genomen.

Artikel 16 — Cookies en website

16.1Onze website plaatst zelf geen cookies en gebruikt geen bezoekersstatistieken of volgtechnieken. U hoeft daarom geen cookiekeuze te maken.

16.2De website laadt geen onderdelen van andere partijen: ook de lettertypen staan op onze eigen server. Bij een bezoek gaan er dus geen gegevens naar derden.

16.3Onze hostingpartij houdt logbestanden bij met technische gegevens zoals IP-adressen. Deze zijn nodig voor de beveiliging en de goede werking van de website en worden niet gebruikt om bezoekers te volgen.

16.4De website verwijst naar onze online omgeving op een eigen adres. Zodra u daar inlogt, gelden voor dat platform de verwerkingen die in artikel 7 zijn beschreven.

Artikel 17 — Uw rechten

17.1U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht op beperking van de verwerking, het recht van bezwaar en het recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).

17.2Heeft u toestemming gegeven voor een verwerking, dan kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

17.3U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten indienen via het contactformulier op www.managethebusiness.nl of per e-mail aan contact@managethebusiness.nl. Wij reageren in beginsel binnen vier weken. Ter controle kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

17.4Gaat het om gegevens die wij als verwerker voor een vereniging of stichting verwerken, dan verwijzen wij u door naar die organisatie; zij is dan de partij die uw verzoek beoordeelt. Wij laten u weten om welke organisatie het gaat.

17.5Wij voldoen aan uw verzoek binnen de grenzen van de wet. Verwijdering van gegevens is niet altijd mogelijk zolang daarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals de fiscale bewaarplicht voor onze administratie. In dat geval beperken wij de verwerking tot het enkel bewaren van de gegevens en verwijderen wij deze zodra de bewaartermijn is verstreken.

Artikel 18 — Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

18.1Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, dan stellen wij het op prijs als u dit eerst bij ons meldt via het contactformulier op www.managethebusiness.nl of per e-mail aan contact@managethebusiness.nl.

18.2U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Artikel 19 — Wijzigingen

19.1Wij kunnen dit Privacybeleid wijzigen. De meest actuele versie geldt, is op verzoek kosteloos verkrijgbaar en is beschikbaar op www.managethebusiness.nl.

19.2Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt in augustus 2026.